Genehmigungsworkflow

Für Räume, die eine Freigabe erfordern: Buchungsanfragen werden direkt in Resovo gestellt und dort entschieden. Der Bucher wird per E-Mail informiert – ohne externen Prozess.

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Funktionsumfang

Räume optional als "genehmigungspflichtig" markieren

Buchungsanfragen (PENDING) blockieren den Zeitslot sofort – keine Doppelbuchungen

Automatische Benachrichtigung an alle Mitglieder der Genehmigungsgruppe

Genehmigen oder Ablehnen mit optionalem Ablehnungsgrund

Bucher wird automatisch per E-Mail über Entscheidung informiert

Genehmigungsgruppen – beliebig viele Personen für einen Raum zuständig

Freigaben für Räume und Inventar; zweite Genehmigungsstufe, Eskalationshinweis und druckbare Entscheidungsübersicht gibt es für Räume

Genehmigung mit Änderungen – Datum, Zeit oder Menge beim Genehmigen anpassen

Optionaler Hinweistext an den Bucher bei geänderter Genehmigung

Übersicht aller offenen Anfragen im Admin-Bereich

PENDING-Buchungen klar als "Anfrage" im Kalender markiert (gestrichelt, ⏳-Symbol)

Zweistufige Genehmigung – nach der ersten Zustimmung wandert die Anfrage an eine zweite Gruppe weiter

Eskalation: bleibt eine Anfrage zu lange liegen, werden die Administratoren einmalig informiert

Buchungs- und Entscheidungsakte mit Aktenzeichen – Antrag, Prüfschritte, Entscheidung und Mitteilungen als druckfertiges Dokument

Wie PENDING-Buchungen im Kalender erscheinen

Buchungsanfragen erscheinen im Kalender mit gestricheltem Rand und einem ⏳-Symbol – deutlich als „Anfrage“ gekennzeichnet. Der Zeitslot ist sofort blockiert, damit keine Doppelbuchungen entstehen, auch wenn die Genehmigung noch aussteht.

Genehmigungsgruppen

Pro Raum oder Inventaritem können beliebig viele Personen als Genehmiger hinterlegt werden. Jedes Mitglied der Gruppe erhält bei neuen Anfragen automatisch eine Benachrichtigung und kann direkt im Admin-Bereich genehmigen oder ablehnen.

Genehmigung mit Änderungen

Bei Inventarbuchungen können Admins beim Genehmigen Anpassungen vornehmen – etwa eine andere Menge oder einen abweichenden Zeitraum festlegen. Ein optionaler Hinweistext informiert den Bucher über die Änderungen.

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